“Snel schakelen tijdens een crisis is enorm belangrijk”

Drie tips zodat een crisis minder rauw op je dak valt:
 

1. Voorbereiding is het halve werk

Wees voorbereid, want een goede voorbereiding is het halve werk. Juist op het moment dat er niks aan de hand is, heb je tijd om je voor te bereiden op alle mogelijke crisissituaties. In een crisiscommunicatieplan werk je alle mogelijke situaties uit en bedenk je hoe je snel met duidelijke en feitelijke informatie naar buiten kan treden. Per crisis schets je de situatie, de interne en externe communicatielijnen, de mogelijke communicatieboodschappen én wie je wanneer moet en kan informeren.

2. Razendsnelle media
 

De media is razendsnel, je wilt hen goed informeren, maar vooral de betrokken stakeholders niet overslaan. Breng daarom gelijk in kaart met wie je te maken hebt en zorg dat je alle stakeholders tijdig informeert. Niets is namelijk zo erg als het nieuws uit de krant te moeten lezen. Pas als je zelf alles goed in kaart hebt gebracht en je stakeholders hebt benaderd, geef je de pers de gevraagde antwoorden. Snelheid en timing is hierin essentieel. Let er wel op dat je altijd duidelijk en feitelijk blijft. Geef de pers geen ruimte voor eigen invulling of voor het aanboren van niet relevante bronnen.

3. Crisiscommunicatie gaat niet over één nacht ijs

Communicatie aan het begin van een crisis is duidelijk: je dient snel én goed geïnformeerd te communiceren. Maar daar blijft het niet bij, de gehele communicatie totdat de crisis is gaan liggen, is erg belangrijk. Houd mensen op de hoogte van de status, je aanpak en wanneer het opgelost is. Zo blijf je transparant en voorkom je dat de pers en / of doelgroepen zelf gaan graven om tot informatie te komen. Je aanpak speelt een grote rol in je eventuele reputatieschade en kan zelfs een positief effect hierop hebben.

De vuistregels bij een crisis:

• Intern communiceren → communiceer eerst naar alle betrokkenen (bijvoorbeeld de gemeente, PR bureau, stakeholders) en dan pas naar buiten.

• Nooit meteen telefoontjes van journalisten beantwoorden → Noteer wat de beller wil weten en noteer de gegevens. Dan kun je later terugbellen als je overleg hebt gehad en de feiten en oplossingen hebt kunnen checken.

• Laat journalisten nooit onbewaakt op locatie achter.

• Manier van communiceren → de manier van communiceren met pers en andere betrokkenen hangt af van de ‘aard van de crisis’.

• Wees snel → als je snel reageert, laat je minder ruimte voor roddels. Let wel op dat het geen geïmproviseerde of emotionele reactie is, maar een voorbereid antwoord.

• Breng alleen feiten naar buiten → hierdoor zorg je ervoor dat de informatie die je geeft juist en volledig is, zo is er ook minder ruimte voor eigen invulling van de pers.

• Wees open en eerlijk, maar vertel niet alle details → Vertrouwelijke informatie geef je nooit zomaar vrij, houd altijd de privacy van alle betrokkenen in je achterhoofd en respecteer dat.
   

• Stem je boodschap af op de ontvanger → Kies voor een persoonlijke benadering per groep ontvangers.

“Laat de realiteit en perceptie op elkaar aansluiten tijdens crisissituaties”

Heb je hulp nodig bij het maken van een crisiscommunicatieplan of zit je juist midden in een crisis? Met jaren ervaring in crisiscommunicatie en woordvoering staan wij voor je klaar. Wij weten als geen ander dat snel schakelen en transparante communicatie hét verschil maakt. Samen gaan we Voorwaarts!